Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Introducción

Esta política de tratamiento de datos personales (en adelante, la «Política») tiene como finalidad establecer los lineamientos bajo los cuales SISTEMAS 360 S.A.S (en adelante, la «Empresa») realizará el tratamiento de los datos personales recolectados en el desarrollo de sus actividades comerciales, en cumplimiento con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y demás normas concordantes.

2. Alcance

Esta Política se aplica a todos los datos personales recolectados, almacenados, utilizados, circulados, transferidos y/o tratados por la Empresa, en el desarrollo de sus actividades, incluyendo a clientes, empleados, proveedores, y cualquier otro tercero con el que la Empresa mantenga una relación comercial.

3. Responsable del Tratamiento de Datos

Razón Social: SISTEMAS 360 S.A.S
NIT: 901.804.437 – 4
Domicilio: Barranquilla, Atlántico
Dirección: Cra 43 # 50 -12 LC 6
Teléfono: (605) 3225884
Correo electrónico: info@sistemas360.com
Página web: https://www.sistemas360.com/

4. Definiciones

Para efectos de la interpretación de la presente Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Información que es de conocimiento público o que se encuentra contenida en documentos públicos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, o supresión.

5. Principios para el Tratamiento de Datos Personales

El Tratamiento de los datos personales por parte de la Empresa se realizará conforme a los siguientes principios:

Seguridad: Los datos personales estarán protegidos contra accesos no autorizados y otras amenazas que puedan afectarlos.
Legalidad: El Tratamiento se realizará conforme a las disposiciones legales vigentes.
Finalidad: Los datos serán tratados únicamente para las finalidades específicas, explícitas y legítimas para las cuales fueron recolectados.
Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Transparencia: Se garantizará el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento información sobre la existencia de datos que le conciernan.
Acceso y Circulación Restringida: Los datos personales no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.

6. Derechos de los Titulares

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos, que podrán ejercer en cualquier momento:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos.
Ser informado respecto del uso que se les ha dado a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la legislación vigente.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

7. Procedimiento para el Ejercicio de Derechos

Para el ejercicio de los derechos de los Titulares, estos podrán enviar una comunicación escrita al correo electrónico info@sistemas360.com, o dirigirse a nuestras oficinas en la dirección Cra 43 # 50 – 12 C.C. Parque Central Local 6 . La Empresa responderá dentro de los plazos establecidos por la ley, garantizando el respeto a los derechos del Titular.

Finalidades del Tratamiento

La Empresa recolectará, almacenará, usará, circulará y suprimirá los datos personales de acuerdo con las siguientes finalidades:

7.1 Clientes y/o usuarios

Para fines comerciales
Establecer una relación contractual, así como mantener y terminar una relación contractual
Facturación
Contabilización
Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorias
Publicidad y mercadeo
Recibir mensajes relacionados con la gestión de cobro
Conocer la ubicación y datos de contacto del cliente para efectos de notificaciones con fines de seguridad y ofrecimiento de beneficios y ofertas comerciales
Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.

Proveedores y aliados

Realizar el proceso de vinculación del proveedor o aliado con SISTEMAS 360 S.A.S generando el desarrollo de los procedimientos internos, los cuales son de relacionamiento, contables, financieros, comerciales, logísticas, entre otras.
Para fines comerciales
Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.
Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorias
Actualización de información
Administrar y verificar antecedentes comerciales, reputacionales y los riesgos de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como para detectar y/o prevenir el fraude, corrupción y otras actividades ilegales, por parte del proveedor o sus empleados.

7.2 Aspirantes, empleados y exempleados

Dar cumplimiento a las obligaciones y derechos derivados de su actividad como empleador (EPS, ARL, Cajas de compensación, Fondo de pensión y cesantías, etc)
Reclutar y selección de personal que ocuparán las vacantes
Contabilización y pago de nomina
Capacitación y formación
Compartir sus datos personales con las autoridades (judiciales o administrativas) cuando la solicitud se base en razones legales, procesales y/o tributarias
Actualización de información
Exámenes médicos de ingreso y retiro
Realizar validación de información, antecedentes y los riesgos de lavados de activos financiación del terrorismo, corrupción, fraude y otras actividades ilegales.

8. Autorización del Titular

La Empresa obtendrá la autorización previa, expresa e informada del Titular de los datos personales antes de realizar cualquier Tratamiento. La autorización podrá obtenerse mediante diferentes medios, incluyendo medios electrónicos, y se conservará prueba de la misma.

9. Seguridad de la Información

La Empresa implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

11. Modificaciones a la Política

La Empresa se reserva el derecho de modificar esta Política en cualquier momento. Cualquier cambio será informado a través de los medios de comunicación dispuestos por la entidad.

12. Vigencia

Esta Política rige a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras la Empresa realice Tratamiento de datos personales.